Controle de equipe externa: visitas, rotas e horário dos técnicos

Pense numa empresa de climatização de Balneário Camboriú com quatro técnicos na rua em plena temporada. O telefone toca: o cliente do Centro diz que ninguém apareceu. O técnico jura que esteve lá às 10h. O gestor não tem como saber quem está certo, e a próxima visita do dia já atrasou. O controle de equipe externa existe para responder esse tipo de pergunta com dado, e não com memória.

Na prática, controlar equipe externa é saber quais visitas foram feitas, quanto tempo cada uma levou e quanto a equipe rodou para chegar até elas. A base é a ordem de serviço com hora de chegada e saída, cruzada com o km e o trajeto do veículo. E atenção: se a empresa consegue acompanhar o horário, a lei trata isso como controle de jornada.

Controle de equipe externa: o que medir numa equipe técnica

Técnicos de manutenção, instaladores, vistoriadores e vendedores externos têm a mesma rotina: sair, deslocar, atender, voltar. Cada etapa gera um número útil.

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Com esses cinco números, o gestor para de perguntar "onde você está?" e passa a perguntar "por que essa visita levou o dobro?".

Ordem de serviço: a peça que liga tudo

Antes de pensar em tecnologia, padronize a ordem de serviço. Ela precisa ter cliente, endereço, serviço previsto, técnico, veículo, hora de chegada, hora de saída e confirmação do cliente (assinatura, foto ou código). Pode ser em papel, em formulário no celular ou dentro de um sistema; o importante é que todo atendimento gere uma OS.

1. Agende por região. Junte as visitas do mesmo bairro ou cidade no mesmo período. Em Itajaí, Balneário Camboriú e Itapema, atravessar a cidade no horário de pico pode custar mais tempo do que o atendimento.
2. Distribua de manhã, não durante o dia. Mudanças de rota a toda hora quebram a programação.
3. Feche a OS no local. Hora de saída anotada depois, no escritório, vira estimativa.
4. Cruze com o veículo. A localização do carro no horário da OS confirma a visita sem ligar para ninguém.
5. Revise a semana. Veja as visitas que estouraram o tempo e os trajetos longos demais.

A técnica de montar rotas com menos km está no post sobre roteirização de entregas, e vale também para visitas técnicas.

O que a CLT diz sobre horário de quem trabalha na rua

Muita empresa acredita que funcionário externo "não tem horário". Não é bem assim. A CLT separa duas situações:

• Art. 74, § 3º: se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará de registro manual, mecânico ou eletrônico em poder do empregado. Ou seja, trabalhar na rua não dispensa o registro.
• Art. 62, I: a exceção vale para empregados com atividade externa incompatível com a fixação de horário, e essa condição precisa estar anotada na carteira de trabalho e no registro de empregados.

O ponto delicado é a palavra "incompatível". Quando a empresa tem meios de saber o horário, a exceção pode cair. Em 2018, a 3ª Turma do TST restabeleceu horas extras a um motorista porque, segundo o tribunal, o sistema de monitoramento e rastreamento viabilizava o controle de jornada (processo RR-596-94.2012.5.09.0322, noticiado pela ConJur).

Para o registro de ponto em si, a Portaria MTP nº 671/2021 criou o REP-P, que segundo o Ministério do Trabalho e Emprego permite registradores de ponto com novas tecnologias, como a marcação pelo celular. Como cada caso depende do contrato e da convenção coletiva, a decisão sobre como registrar o horário da equipe externa deve passar pelo seu contador ou advogado trabalhista.

Rastrear sem invadir a vida do funcionário

A localização do veículo, ligada ao técnico que dirige, é dado pessoal. A LGPD pede finalidade definida e informada (art. 6º, I), uso limitado ao necessário (art. 6º, III) e transparência (art. 6º, VI).

A ANPD dá um exemplo do que não fazer. No guia sobre legítimo interesse, ela analisa uma empresa que instalou software para registrar tudo o que os empregados digitam e usar a webcam, e conclui que a coleta ia muito além do necessário e não poderia ser feita com essa base legal. Para a equipe externa, a lição é simples: rastreie o veículo da empresa no horário de trabalho, para fins de operação e segurança, e diga isso por escrito ao técnico.

As regras completas estão no post sobre rastrear o veículo do funcionário e a LGPD, e a parte de horas de trabalho e descanso de motoristas profissionais está no guia da Lei do Motorista.

Checklist para começar na próxima segunda

• Modelo único de OS com hora de chegada, hora de saída e confirmação do cliente
• Agenda do dia distribuída por região até as 8h
• Veículo de cada técnico identificado na OS
• Política escrita sobre rastreamento, entregue e assinada pela equipe
• Forma de registro de horário validada com o contador
• Reunião semanal de 15 minutos para olhar os cinco números da tabela

Próximo passo

Comece pela OS padronizada e pela agenda por região: só isso já reduz ligações e deslocamentos cruzados. Depois, some a localização dos veículos para confirmar visitas e medir km por atendimento, e acompanhe os resultados com os indicadores de frota. A GRP faz o rastreamento e o controle de frotas com localização em tempo real no aplicativo, para carros, motos e utilitários de equipes técnicas.